Como saber o que se passa na sua obra sem depender do empreiteiro

Quase tudo o que um dono de obra sabe sobre a sua obra chega-lhe pela mão de quem a está a construir.

O ponto de situação vem do empreiteiro. O auto para pagar vem do empreiteiro. As fotografias, o atraso explicado, o trabalho a mais que «foi preciso fazer». Tudo vem do empreiteiro.

Não há aqui nenhuma acusação. O empreiteiro conta a obra como a vê. E vê-a do lado de quem a tem de fazer render. É natural.

O problema é outro. Quem paga a obra não tem outra fonte.

Uma obra que só se conhece pelo empreiteiro é uma obra que se conhece pela metade.

Há cinco perguntas que qualquer dono de obra, promotor ou investidor quer ver respondidas. Para cada uma há um documento onde a resposta tem de estar escrita.

E há uma regra que vale para as cinco. A resposta não pode ser escrita só por quem tem interesse nela.

1. Como está a obra hoje?

A resposta habitual é uma frase. «Está a andar bem.» «Estamos ligeiramente atrasados por causa da chuva.»

Uma frase não é um estado. O estado de uma obra mede-se contra o planeamento que foi contratado. Que tarefas deviam estar feitas a esta data, quais estão feitas, quais começaram tarde.

A resposta tem de estar escrita em três sítios.

• No planeamento contratual, guardado tal como estava no dia da adjudicação.
• Num relatório periódico de quem fiscaliza, com o avanço de cada tarefa contra esse planeamento.
• Em fotografias com data e localização na planta, tiradas por quem fiscaliza.

O pormenor que muda tudo é o planeamento guardado. Se o planeamento é refeito todos os meses por cima do anterior, o atraso desaparece. A obra está sempre dentro do plano, porque o plano mudou.

2. O que me pedem para pagar?

Todos os meses chega um auto de medição. Diz quanto se fez de cada artigo e quanto isso vale.

Quem o prepara é o empreiteiro. É normal que seja. Mas um auto que ninguém mede do outro lado é uma fatura com outro nome.

A resposta tem de estar escrita em três sítios.

• No auto, artigo a artigo, com a quantidade acumulada e não só a do mês.
• Na medição de quem fiscaliza, feita em obra e nos desenhos, antes de o auto ser aprovado.
• Na diferença entre as duas, com o que ficou por aceitar e porquê.

Imagine uma obra de 2 milhões de euros paga em 20 autos. Se cada auto vier 3 % acima do que está feito, ao fim de dez autos o dono de obra adiantou 30 mil euros de obra que ainda não existe.

Ninguém decidiu adiantar esse dinheiro. Simplesmente ninguém mediu.

Explicámos o que verificar num auto antes de o assinar neste artigo.

3. Quanto vai custar no fim?

É a pergunta mais incómoda. E é a única que interessa a quem tem de ter o dinheiro pronto.

O valor do contrato não lhe responde. O custo final de uma obra é o contrato mais tudo o que mudou desde a assinatura. Os trabalhos a mais aprovados. Os que estão pedidos e ainda por decidir. Os créditos dos trabalhos que saíram. A revisão de preços, se o contrato a prevê.

Os pendentes são os que mais pesam. Um trabalho a mais pedido em março e decidido em setembro esteve seis meses fora de todas as contas.

A resposta tem de estar escrita num só quadro.

• O contrato e cada alteração em linha própria, aprovada ou pendente.
• A data e o autor de cada aprovação.
• A previsão do custo final, atualizada todos os meses.

O custo final de uma obra não se descobre no último auto. Vai-se escrevendo todos os meses, ou não se escreve.

4. E se tiver dez obras?

Com uma obra ainda se acompanha tudo de cabeça. Um telefonema por semana, uma visita por mês.

Com dez obras já não. E cada empreiteiro reporta à sua maneira. Um manda um Excel. Outro manda um PDF com fotografias. Outro responde por mensagem quando lhe perguntam. Nenhum está errado, mas nenhum se compara com o outro.

A resposta tem de estar escrita da mesma forma em todas.

• O mesmo formato em todas as obras, com as mesmas perguntas pela mesma ordem.
• Os mesmos indicadores (avanço físico, avanço financeiro, desvio de prazo, custo final previsto).
• Num sítio que seja do dono de obra e não de cada empreiteiro.

Quem gere várias obras precisa de ver primeiro a que está mal. Isso só se vê quando as dez estão escritas da mesma maneira.

5. O que vê o empreiteiro? E o que vejo eu?

A informação de uma obra passa por muitas mãos. Projetistas, empreiteiro, subempreiteiros, fornecedores, fiscalização. Nem todos devem ver tudo.

O subempreiteiro precisa dos desenhos da sua especialidade. Não precisa de saber quanto o dono de obra paga ao empreiteiro. O empreiteiro precisa das decisões. Não precisa das notas internas do dono de obra sobre a próxima adjudicação.

O contrário também conta. O dono de obra deve ver o que foi decidido, quando e por quem. Os pedidos de esclarecimento, as respostas do projetista, os materiais aprovados, as atas das reuniões.

Se estas decisões vivem só no email do empreiteiro, no dia em que houver um litígio o dono de obra vai ter de lhe pedir as provas.

A resposta tem de estar escrita num arquivo da obra.

• Que pertence ao dono de obra.
• Com acessos definidos por pessoa, para cada um ver o que lhe diz respeito.
• Com o histórico de cada documento (quem o pôs lá, quando, que versão).

A regra que vale para as cinco

Repare que nenhuma destas respostas exige desconfiar do empreiteiro. Exige só que alguém, do lado do dono de obra, escreva a sua própria versão da obra.

É para isso que existe a fiscalização. Não é para fazer a obra. Isso é do diretor de obra, que trabalha para o empreiteiro. Já explicámos a diferença neste artigo. A fiscalização existe para medir, comparar e escrever. Do lado de quem paga.

Se tem uma obra a decorrer, faça hoje este teste. Peça a quem a acompanha do seu lado as cinco respostas, por escrito.

• Como está a obra contra o planeamento que assinou?
• O que lhe vão pedir para pagar este mês e quem o mediu?
• Quanto vai custar no fim, com os pendentes incluídos?
• Consegue comparar esta obra com as outras que tem?
• Onde estão as decisões e quem as pode ver?

Se alguma delas só lhe pode chegar pelo empreiteiro, já sabe por onde começar.

Não é preciso desconfiar de ninguém. É preciso ter uma segunda versão da obra, escrita do seu lado.

Na JANUA é assim que a nossa equipa faz a fiscalização. As cinco respostas ficam escritas na JANUA Obras, obra a obra e no mesmo formato. O dono de obra abre-as quando quer, sem ter de pedir a ninguém.

Tem uma obra, ou várias? Escreva-nos para geral@janua.pt e mostramos-lhe como ficam as cinco respostas numa obra de demonstração.