A tua obra deu 6% de margem em vez de 15%. Sabes dizer porquê?
A obra acabou. Fizeste as contas. E o número que aparece não é o que tinhas orçamentado.
Orçamentaste 15% de margem. Saíste com 6%.
Nove pontos percentuais desapareceram algures ao longo de meses de trabalho e ninguém consegue dizer exatamente onde.
Foi a mão de obra que rendeu menos do que o previsto?
Foi o material que subiu de preço entre o orçamento e a compra?
Foi o equipamento que ficou parado duas semanas à espera de uma decisão?
Foi uma subempreitada mal fechada que custou mais do que devia?
O Excel dá o total. Não dá o culpado.
E quando se descobre, se é que se descobre, a obra já acabou.
Problema 1: não se sabe onde se está a perder dinheiro
Este é o problema mais silencioso e mais caro da gestão de obra em Portugal.
A maioria das PME de construção sabe quanto gastou no total. Consegue dizer, no fim da obra, qual foi o custo global e qual foi o resultado. Mas não consegue dizer, artigo a artigo, onde é que o orçamento derrapou e muito menos quando é que começou a derrapar.
O reboco exterior foi orçamentado a €14/m² e custou €19/m²?
A estrutura de betão ficou dentro do previsto mas a mão de obra das alvenarias disparou?
Sem esta granularidade, não há controlo, há contabilidade. E contabilidade é o retrato do que já aconteceu. Controlo é perceber o que está a acontecer enquanto ainda se pode agir.
O resultado é que as PME de construção repetem os mesmos erros de obra para obra. Não porque não aprendam, mas porque nunca tiveram a informação que lhes permitisse perceber o que correu mal com precisão suficiente para corrigir na próxima.
Problema 2: três contas que não são a mesma
Há outra confusão que custa dinheiro e que o Excel, pela sua própria natureza, torna quase inevitável.
Numa obra, existem três valores que se referem ao mesmo trabalho mas que representam coisas completamente diferentes:
O auto ao cliente
É o que o empreiteiro tem direito a receber do dono de obra pelo trabalho executado. É medido com base no mapa de quantidades do contrato, aos preços contratuais. Se executaste 200 m² de reboco a €18/m², tens direito a faturar €3.600.
O auto ao subempreiteiro
É o que o subempreiteiro que executou esse trabalho tem direito a receber de ti. Ele fez os mesmos 200 m², mas ao preço que tu negociaste com ele que pode ser €14/m², €16/m² ou outro. E a quantidade que ele reclama pode não ser exatamente a mesma que tu mediste ao cliente.
O custo real
É o que aquele trabalho te custou efetivamente. Não é o auto do subempreiteiro, é o custo total. Materiais comprados, mão de obra própria utilizada, equipamento alocado, subempreitada aprovada. É o número que, subtraído à venda, dá a margem real.
São três negociações distintas. Três medições distintas. Três valores distintos. E numa folha de Excel, tendem a viver todos na mesma coluna ou, pior, a ser confundidos como se fossem o mesmo número com sinais trocados.
Como a JANUA Obras responde a isto
A JANUA Obras tem um separador dedicado a este problema: Custo e Margem.
Não é uma folha de cálculo. É um sistema desenhado para que as três contas nunca se misturem e para que o empreiteiro saiba, a cada mês, artigo a artigo, onde está a ganhar e onde está a perder.
Ao primeiro problema: saber onde se perde
Na JANUA Obras, o custo de cada artigo do mapa de quantidades é decomposto em quatro categorias:
Materiais: o que foi comprado e imputado àquele artigo
Mão de obra: o custo da mão de obra própria alocadas
Equipamento: o custo do equipamento utilizado naquele trabalho
Subempreitada: o auto aprovado ao subempreiteiro para aquele artigo
A soma destes quatro dá o custo seco. Acrescido do custo operacional, estaleiro, seguros, custos indiretos, dá o custo total. A venda (o que o cliente paga) menos o custo total dá a margem.
E esta informação existe em três vistas que nunca se confundem:
Vista Previsto
O orçamento original, artigo a artigo, com o custo unitário previsto para cada uma das quatro categorias, a margem orçamentada e o preço de venda. É a referência contra a qual tudo é comparado.
Vista Real
Os mesmos quatro baldes, mas agora com o que foi efetivamente gasto. Lado a lado com o previsto e com o desvio de cada um. É aqui que se vê que a obra não derrapou "em geral", derrapou na mão de obra das alvenarias, ou no equipamento da estrutura, ou no material da cobertura.
Vista Desvio
O executado até à data, o que estava previsto gastar até à data, a derrapagem acumulada, a projeção para o fim da obra e a margem projetada. Responde à pergunta mais importante de todas: se continuar assim, onde é que isto vai dar?
Tudo organizado por artigo e somado por capítulo, para que o problema apareça no mês em que acontece, não no fecho da obra.
Ao segundo problema: separar as três contas
Na JANUA Obras, os autos ao cliente e os autos aos subempreiteiros são medições completamente separadas, cada uma com as suas quantidades, os seus preços e o seu fluxo de aprovação.
O custo real vem de factos, não de estimativas:
Faturas de materiais lançadas e imputadas aos artigos, uma mesma fatura pode ser repartida por vários artigos, conforme o que foi efetivamente consumido
Folhas de horas de mão de obra própria, registadas por artigo
Autos de subempreitada aprovados, só o que está fechado e validado conta como custo
Equipamento alocado com base no tempo de utilização por artigo
Material comprado e ainda não aplicado fica à parte, não afunda a margem do mês em que foi comprado, mas entra na margem do mês em que é aplicado. A margem de cada mês reflete o que realmente aconteceu nesse mês.
Custo e margem são internos
Este ponto é importante para qualquer empreiteiro.
O separador de Custo e Margem tem permissões próprias, travadas na base de dados, não apenas no ecrã. Um dono de obra convidado a acompanhar a obra na plataforma vê o cronograma, vê os autos de medição, vê o ponto de situação. Não vê os custos internos do empreiteiro. Não vê as margens. Não vê os autos aos subempreiteiros.
É informação de gestão interna e a JANUA Obras trata-a como tal.
Conclusão
Um artigo mal orçamentado pode comer metade do lucro de uma obra sem ninguém dar por isso.
Não porque o empreiteiro não saiba fazer contas. Mas porque a ferramenta que usa, o Excel, o caderno, a memória, não foi construída para lhe mostrar onde está o problema enquanto ainda pode ser resolvido.
Controlo de custos e margens não é contabilidade. É gestão. E gestão faz-se mês a mês, artigo a artigo, com informação que separa o previsto do real, que distingue três contas que não são a mesma, e que diz ao empreiteiro, com clareza e a tempo, onde está a ganhar e onde está a perder.
É para isto que existe o separador de Custo e Margem da JANUA Obras.
